Ligia Rosenstein

Como fazer reuniões one-on-one serem produtivas?

Como fazer reuniões one-on-one serem produtivas?
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Reuniões

Conversas individuais com funcionários são geralmente apressadas e mais desorganizadas do que o necessário. Seguindo essas dicas sua reunião de desempenho pode ser muito mais produtiva do que uma mera perda de tempo com seu liderado.

Agenda bloqueada sempre na mesma frequência:
A frequência com que você vai marcar a reunião individual depende do tamanho da sua equipe, da maturidade profissional de cada um e do ramo de atividade em que estão inseridos. Entretanto a importante chave aqui é que você obedeça a essa frequência. Mostrar para seu funcionário que existe um horário na sua agenda apenas para ele. Fazer sempre as reuniões “cravadas” na mesma frequência e no mesmo horário também evita constantes interrupções de terceiros. Mas para que isso funcione, logicamente, você deve ser pontual e nunca cancelar em cima da hora (apenas em casos extraordinários).

Esteja preparado com os assuntos a serem abordados:
Em um mundo ideal o líder e o liderado já deveriam ter preparado o que seria discutido previamente a reunião, mas com a correria do dia a dia o mínimo a ser feito é anotar os tópicos importantes. Ambos devem trazer para a reunião anotações sobre assuntos importantes e se a conversa divergir muito dos pontos importantes é dever do líder trazer o foco novamente para os tópicos.

Esteja presente:
Uma reunião one-on-one não é apenas uma atividade que você precisa ticar na sua lista de afazeres, é um momento de você se conectar com a outra pessoa e quem sabe mudar a vida de alguém. Esteja presente, silencie seu celular, desligue o computador e OUÇA o outro lado.

Incentive a solução de problemas:
Reuniões individuais são bons locais para assumir grandes questões estratégicas e resolver problemas. É importante que você encontre um equilíbrio entre fazer perguntas e ouvir o que seu liderado tem a dizer. Lembre-se, você está lá para aprender.  Alguns gestores tem o hábito de pedir para construir um modelo listando os desafios que estão enfrentando, juntamente com possíveis soluções antes de suas reuniões. Isso força o funcionário a passar pelo processo de resolução de problemas antes da discussão. Então você, como gestor, pode oferecer feedback construtivo.

Demonstre gratidão:
Feche a reunião como você começou – com positividade. Não estou sugerindo um discurso de Oscar mimoso e prolongado. Apenas  vá desacelerando  e diga ‘Obrigado’. É cinco segundos. É um momento de pausa. Importante, palavras de afirmação significam muito para os funcionários, não diga uma coisa, se não é genuíno ou não soa autêntico para você, mas se você pode falar algo que eles estão fazendo bem ou dizer algo como, ‘Eu aprecio e valorizo o que está fazendo,’ é poderoso.

 

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